Apakah Anda ingin mengadakan rapat jarak jauh untuk membahas sesuatu yang penting? Microsoft Teams adalah platform komunikasi yang bagus untuk pelajar dan profesional. Versi gratis dan premium memungkinkan Anda menjadwalkan dan menyelenggarakan rapat; namun, versi gratisnya memiliki batasan.
Karena semuanya telah beralih ke digital, ini bisa menjadi tantangan untuk menyesuaikan semuanya dengan cepat. Dengan mengingat hal itu, kami telah membuat panduan ini tentang bagaimana Anda dapat menjadwalkan rapat dengan Microsoft Teams. Tetap bersama kami saat kami menjelaskan berbagai metode yang dapat Anda rujuk tergantung pada versi Microsoft Teams Anda!
Bagaimana Menjadwalkan Rapat Teams Microsoft?
Anda dapat menjadwalkan rapat dari Outlook atau aplikasi Microsoft Teams. Untuk menjadwalkan rapat dari Outlook, Anda harus memiliki versi Teams for Work atau School. Jika Anda memiliki langganan gratis ke Teams, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Teams untuk menjadwalkan rapat Anda.
Teams memungkinkan Anda menjadwalkan rapat untuk anggota dan non-anggota. Anda bahkan dapat menjadwalkan pertemuan dengan kontak eksternal menggunakan alamat email mereka. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat anda ikuti;
Melalui Software atau Aplikasi Microsoft Teams
Cara lain untuk menjadwalkan rapat adalah dari aplikasi Microsoft Teams. Anda dapat memilih dari tiga metode untuk menjadwalkan rapat di aplikasi Teams. Metode ini mencakup penjadwalan dari Kalender, Obrolan, dan Saluran.
Jika Anda memiliki versi gratis MS Teams, Anda perlu mengadakan rapat dari Kalender di Teams. Menjadwalkan rapat dari Obrolan dan Saluran adalah fitur premium, dan Anda hanya dapat menggunakannya jika Anda telah ditambahkan ke sebuah organisasi.
1. Menggunakan Kalender
Ini adalah metode untuk banyak pengguna Teams yang suka menjadwalkan rapat dari aplikasi Teams. Jika Anda merasa metode ini nyaman, ikuti langkah-langkah berikut untuk memanggil rapat Teams:
- Buka aplikasi MS Teams.
- Dari bilah sisi, klik ikon Kalender.
- Pilih tombol Rapat baru di sudut kanan atas jendela.
- Pada detail New Meeting, masukkan detail berikut:
- Tambahkan Judul: Beri judul rapat Anda. Kami merekomendasikan agar nama tetap ringkas.
- Masukkan Nama, Email, atau Nomor Telepon: Seperti namanya, tambahkan peserta ke rapat Anda. Jika peserta berasal dari organisasi Anda, masukkan nama pengguna mereka. Jika tidak, masukkan alamat email atau nomor telepon mereka.
- Waktu Mulai/Waktu Berakhir: Masukkan tanggal dan waktu mulai rapat Anda di kotak detail di sisi kiri panah. Untuk menambahkan waktu berakhir, masukkan detail di sisi kanan panah. Jika rapat berlangsung sepanjang hari, alihkan penggeser ke Sepanjang hari.
- Ulangi: Tentukan apakah Anda ingin rapat diulang.
- Tambahkan Lokasi: Untuk peserta di tempat, masukkan tempat rapat.
- Ketik Detail untuk Rapat Baru Ini: Tambahkan deskripsi yang membahas agenda rapat Anda. Anda juga dapat menggunakan opsi pemformatan untuk deskripsi rapat.
- Klik Simpan di sudut kanan atas.
2. Menggunakan Saluran (channel)
- Luncurkan aplikasi MS Teams.
- Buka Teams dari sidebar di sebelah kiri Anda.
- Pilih grup dari organisasi Anda.
- Pilih saluran yang Anda inginkan untuk memulai rapat.
- Turunkan menu untuk Meet > Jadwalkan rapat.
- Masukkan detail rapat. Jika Anda menginginkan bantuan, lihat detail rapat yang disebutkan dari Kalender.
- Klik Kirim.
3. Melalui Obrolan
- Buka aplikasi MS Teams.
- Dari bilah sisi, masuk ke Obrolan.
- Gulir ke bawah dan pilih individu yang ingin Anda ajak rapat.
- Di bawah Ketik pesan baru, dari opsi, pilih opsi ketujuh dari kiri.
- Masukkan detailnya, lalu kirimkan undangan kepada mereka.
Melalui Outlook
1. Pada Aplikasi
- Buka aplikasi Outlook.
- Dari bilah sisi di sebelah kiri Anda, pilih ikon Kalender.
- Pada pita Beranda, pilih opsi untuk Rapat Tim Baru.
- Ini akan membuka jendela di mana Anda dapat mengisi rincian ini:
- Judul: Beri nama rapat Anda. Cobalah untuk tetap singkat namun informatif.
- Wajib/Opsional: Masukkan nama peserta yang sesuai. Jika Anda ingin mengundang kontak eksternal, masukkan alamat email mereka.
- Waktu Mulai: Klik ikon kalender untuk memilih tanggal rapat. Untuk memilih waktu mulai, pilih menu tarik-turun di sebelahnya. Jika Anda tidak ingin menambahkan waktu berakhir, pilih kotak di sebelah Sepanjang hari.
- Waktu Berakhir: Mirip dengan menambahkan waktu Mulai, tambahkan waktu berakhir ke rapat Anda.
- Lokasi: Jika Anda memiliki anggota yang mengadakan rapat di tempat, Anda dapat menambahkan lokasi ke detailnya.
- Klik Kirim di sebelah kiri.
2. Pada versi Web
- Luncurkan browser Anda dan buka Outlook.
- Dari jendela Outlook, pilih ikon Kalender di sebelah kiri Anda.
- Klik tombol Acara baru.
- Dari pop-up, klik Opsi lainnya di sudut kanan bawah.
- Di jendela baru, tambahkan detail berikut:
- Tambahkan Judul: Beri nama rapat Anda singkat namun informatif.
- Undang Peserta: Masukkan nama peserta yang ingin Anda tambahkan ke rapat. Jika pesertanya dari luar, sebutkan email mereka. Jika Anda ingin menambahkan peserta wajib/opsional, klik Opsional di sebelah kanan.
- Waktu Mulai: Masukkan tanggal dan waktu yang Anda inginkan untuk memulai rapat. Jika rapat akan berlangsung sepanjang hari, alihkan penggeser di sebelah ke Sepanjang hari.
- Waktu Berakhir: Sebutkan tanggal dan waktu rapat akan berakhir.
- Cari Lokasi: Opsi ini adalah jika beberapa peserta bertemu secara langsung. Tentukan ruangan yang bisa mereka temui. Di bagian yang sama, aktifkan rapat Teams.
- Pengingat: Jika Anda ingin peserta mendapatkan pemberitahuan sebelum rapat, pilih waktu untuk pengingat. Pilih 'Jangan ingatkan saya' jika Anda tidak ingin diingatkan.
- Deskripsi: Masukkan beberapa agenda yang akan Anda diskusikan dalam rapat.
- Pilih Simpan.
